Une demande de devis (RFQ) utile pour des compteurs d’électricité prépayés décrit le projet, les exigences électriques, le processus de paiement et les preuves nécessaires à la réception de la solution proposée. Indiquer seulement une quantité et demander le « meilleur prix » oblige les fournisseurs à faire des hypothèses qui peuvent rendre leurs offres difficiles à comparer.
Pour une entreprise d’électricité, un intégrateur de systèmes ou un distributeur qui prépare un projet de comptage, l’objectif est de donner à chaque fournisseur les mêmes informations de départ. Utilisez la liste ci-dessous pour structurer la demande et exiger une réponse écrite à chaque exigence.
1. Décrivez le projet avant de demander un modèle
Commencez par le pays, le lieu du projet, le rôle de l’acheteur et les utilisateurs prévus. Précisez s’il s’agit d’une nouvelle installation, d’un programme de remplacement ou de l’extension d’un système prépayé existant. Distinguez la quantité du projet pilote des prévisions de déploiement ultérieur.
Joignez le dossier d’appel d’offres ou les spécifications de l’entreprise d’électricité, avec leur date de révision. Identifiez l’autorité du projet chargée de décider quels agréments et documents sont acceptables. Lorsqu’une exigence n’est pas encore arrêtée, indiquez qu’elle reste ouverte et demandez au fournisseur de présenter séparément son hypothèse.
Cela évite de comparer une offre portant uniquement sur des compteurs autonomes avec une autre incluant un système de paiement ou de gestion plus étendu.
2. Joignez un tableau des exigences électriques et d’installation
Demandez à l’ingénieur responsable du projet de préciser l’alimentation, les exigences relatives aux phases et au câblage, la tension et la fréquence de fonctionnement, les exigences de mesure et le mode de raccordement. Si le projet comprend plusieurs types d’installation, consacrez une ligne distincte du tableau à chacun.
Décrivez le lieu et le mode de montage. Ajoutez les plans disponibles, les dimensions des coffrets, les emplacements des compteurs et les exigences éventuelles concernant les unités d’interface. Précisez si le coffret et les accessoires font partie de la RFQ ou seront fournis séparément.
Consultez la catégorie des compteurs d’électricité prépayés pour repérer les produits sur lesquels demander des précisions. Une liste de catégorie constitue un point de départ ; le modèle et la configuration proposés doivent encore être rapprochés du tableau des exigences du projet.
3. Expliquez comment les clients achèteront et utiliseront leur crédit
Décrivez le processus de paiement, de l’achat au crédit du compteur. Identifiez la plateforme de vente de crédit existante ou envisagée, la manière dont les clients reçoivent les informations de crédit et la façon dont celles-ci parviennent au compteur ou à son interface utilisateur.
Si le projet exige STS, demandez les preuves relatives au produit exact proposé et au dispositif de vente de crédit ou d’interface concerné. Les indications de la STS Association sur la certification des produits décrivent la certification des systèmes de compteurs à prépaiement et de vente de crédit, y compris leurs interfaces utilisateur. Demandez au fournisseur d’identifier le certificat et la version du produit qui couvrent son offre.
Distinguez les exigences d’approbation du projet des preuves STS. Demandez à l’autorité du projet de confirmer l’ensemble des documents requis pour l’installation, sans considérer qu’un seul certificat ou le logo d’une entreprise constitue le dossier d’approbation complet.
4. Attribuez explicitement les travaux d’intégration
Précisez si la télérelève, les opérations à distance ou l’intégration à un système de tête de réseau, de facturation ou de gestion de la clientèle sont nécessaires. Nommez les systèmes existants et fournissez les spécifications d’interface pertinentes lorsqu’elles sont disponibles. Ne vous limitez pas à une exigence telle que « prise en charge des compteurs intelligents ».
Demandez à chaque fournisseur de remplir un tableau de répartition des responsabilités :
Domaine de travail : vente de crédit
Ce que la RFQ doit préciser
Plateforme existante et processus de paiement requis
Ce que le fournisseur doit indiquer
Périmètre pris en charge, interfaces et exclusions
Domaine de travail : communications
Ce que la RFQ doit préciser
Réseau du projet et exigences de couverture
Ce que le fournisseur doit indiquer
Équipements proposés, dépendances et plan d’essais
Domaine de travail : intégration des systèmes
Ce que la RFQ doit préciser
Systèmes cibles nommés et documents d’interface
Ce que le fournisseur doit indiquer
Travaux inclus et travaux confiés à d’autres parties
Domaine de travail : installation
Ce que la RFQ doit préciser
Site, montage et exigences concernant les accessoires
Ce que le fournisseur doit indiquer
Éléments fournis et responsabilités d’installation
Domaine de travail : réception
Ce que la RFQ doit préciser
Documents et cas d’essai requis
Ce que le fournisseur doit indiquer
Preuves, procédure d’essai et partie responsable
L’objectif est de faire apparaître les lacunes avant de comparer les prix, y compris les tâches nécessitant l’intervention d’un fournisseur de plateforme tiers.
5. Demandez un dossier de preuves lié à l’offre
Demandez la désignation du modèle proposé, la liste de configuration, la fiche technique en vigueur, les instructions d’installation, les certificats applicables et la liste des accessoires fournis. Demandez au fournisseur d’indiquer la révision de chaque document et d’expliquer son lien avec le produit chiffré.
Présentez les fonctions optionnelles sur des lignes séparées. Pour chaque option, demandez les dépendances, les équipements supplémentaires, les documents et les modalités de prise en compte dans le prix. Une brochure couvrant plusieurs variantes ne doit pas remplacer une description claire de ce qui sera livré.
Pour les systèmes existants, demandez une description écrite du périmètre de migration et de mise en service proposé. Définissez les responsabilités de gestion des clés selon le processus approuvé du projet ; la RFQ peut nommer les parties responsables sans inclure de clés opérationnelles ni d’identifiants d’accès.
6. Définissez le pilote et les critères de réception
Définissez le résultat attendu de chaque essai du projet avant d’évaluer les échantillons. Selon le projet, les essais peuvent porter sur l’achat et la saisie du crédit, les informations affichées, l’intégration de la vente de crédit, les communications, l’adéquation du montage et les fonctions de gestion requises.
Pour chaque essai, indiquez la partie qui l’exécute, les enregistrements qu’il produit et la personne qui en accepte le résultat. Demandez aux fournisseurs de préciser les équipements d’essai, les accès aux systèmes ou la participation de tiers nécessaires. La démonstration d’une fonction ne doit pas valider implicitement les autres exigences.
Un récapitulatif RFQ pratique à envoyer
Joignez les éléments suivants aux spécifications détaillées :
- Pays, lieu, autorité du projet et révision des documents.
- Quantité du pilote et prévisions de déploiement identifiées séparément.
- Tableau des exigences électriques, détails de montage et plans disponibles.
- Processus de vente de crédit, preuves STS requises et dispositions d’interface.
- Exigences de communication et d’intégration, avec les systèmes nommés.
- Livrables exacts, options, exclusions et tableau des responsabilités.
- Documentation requise, essais pilotes et processus de réception.
- Destination de livraison demandée, validité du devis et format de réponse commerciale.
Demandez aux fournisseurs de renvoyer un tableau de conformité avec les mentions conforme, non conforme, optionnel ou clarification requise, accompagné d’une référence documentaire pour chaque réponse importante. Comparez les offres sur un périmètre identique, accessoires, intégration et mise en service compris.
Lorsque les informations sont prêtes, utilisez la page de demande de renseignements sur les projets de Londian pour discuter du besoin. La RFQ doit préciser ce qui doit être évalué, sans supposer que le seul nom d’un produit définit la solution complète.