Una solicitud de cotización (RFQ) útil para contadores de electricidad de prepago describe el proyecto, los requisitos eléctricos, el proceso de pago y las pruebas documentales necesarias para aceptar la solución propuesta. Indicar una cantidad y pedir el «mejor precio» obliga a los proveedores a hacer suposiciones que pueden dificultar la comparación de sus ofertas.
Para una compañía eléctrica, un integrador de sistemas o un distribuidor que prepara un proyecto de medición, el objetivo es dar a todos los proveedores el mismo punto de partida. Utilice la siguiente lista para organizar la solicitud y exigir una respuesta por escrito a cada requisito.
1. Describa el proyecto antes de solicitar un modelo
Empiece por el país, la ubicación del proyecto, el papel del comprador y los usuarios previstos. Indique si se trata de una instalación nueva, un programa de sustitución o una ampliación de un sistema de prepago existente. Separe la cantidad de la prueba piloto de cualquier previsión de despliegue posterior.
Adjunte el pliego de licitación o la especificación de la compañía eléctrica, incluida su fecha de revisión. Identifique a la autoridad del proyecto responsable de decidir qué aprobaciones y documentos son aceptables. Si algún requisito aún no se ha decidido, márquelo como pendiente y pida al proveedor que indique por separado la suposición utilizada.
Así se evita comparar una oferta de contadores independientes con otra que incluya un sistema de pago o gestión más amplio.
2. Adjunte una relación de requisitos eléctricos y de instalación
Pida al ingeniero responsable del proyecto que especifique la configuración del suministro, los requisitos de fases y cableado, la tensión y frecuencia de funcionamiento, los requisitos de medición y el método de conexión. Si el proyecto incluye distintos tipos de instalación, asigne a cada uno una línea independiente en la relación.
Describa el lugar de instalación y la disposición de montaje. Incluya los planos disponibles, las dimensiones de las cajas, las posiciones de los contadores y cualquier requisito de la unidad de interfaz. Indique si la caja y los accesorios forman parte de la RFQ o se suministrarán por separado.
Utilice la categoría de contadores de electricidad de prepago para identificar productos sobre los que realizar consultas adicionales. El catálogo de una categoría es un punto de partida; el modelo y la configuración propuestos aún deben contrastarse con la relación de requisitos del proyecto.
3. Explique cómo comprarán y utilizarán el crédito los clientes
Describa el proceso de pago desde la compra hasta la carga de crédito en el contador. Identifique la plataforma de venta de crédito existente o propuesta, cómo reciben los clientes la información del crédito y cómo llega esa información al contador o a su interfaz de usuario.
Si el proyecto exige STS, solicite pruebas documentales del producto exacto propuesto y de la configuración de venta de crédito o de interfaz correspondiente. La guía de certificación de productos de la STS Association describe la certificación de sistemas de contadores de pago y de venta de crédito, incluidas sus interfaces de usuario. Pida al proveedor que identifique el certificado y la versión del producto que cubren su oferta.
Mantenga separados los requisitos de aprobación del proyecto y las pruebas documentales STS. Pida a la autoridad del proyecto que confirme toda la documentación exigida para la instalación, en lugar de considerar un solo certificado o un logotipo de empresa como el expediente completo de aprobación.
4. Asigne expresamente el trabajo de integración
Indique si se requiere lectura remota, operaciones remotas o integración con un sistema de cabecera, facturación o gestión de clientes. Identifique los sistemas existentes y facilite las especificaciones de interfaz pertinentes, cuando estén disponibles. No deje un requisito definido simplemente como «compatibilidad con contadores inteligentes».
Pida a cada proveedor que complete una relación de responsabilidades:
Área de trabajo: Venta de crédito
Qué debe identificar la RFQ
Plataforma existente y proceso de pago requerido
Qué debe indicar el proveedor
Alcance admitido, interfaces y exclusiones
Área de trabajo: Comunicaciones
Qué debe identificar la RFQ
Requisitos de red y cobertura del proyecto
Qué debe indicar el proveedor
Equipos propuestos, dependencias y plan de pruebas
Área de trabajo: Integración de sistemas
Qué debe identificar la RFQ
Sistemas de destino identificados y documentos de interfaz
Qué debe indicar el proveedor
Trabajos incluidos y trabajos a cargo de otras partes
Área de trabajo: Instalación
Qué debe identificar la RFQ
Requisitos del emplazamiento, montaje y accesorios
Qué debe indicar el proveedor
Elementos suministrados y responsabilidades de instalación
Área de trabajo: Aceptación
Qué debe identificar la RFQ
Documentos y casos de prueba requeridos
Qué debe indicar el proveedor
Pruebas documentales, procedimiento de prueba y parte responsable
El objetivo es detectar carencias antes de comparar precios, incluidas las tareas que requieren la intervención de un proveedor externo de la plataforma.
5. Solicite un expediente de pruebas documentales vinculado a la oferta
Solicite la designación del modelo propuesto, la lista de configuración, la ficha técnica vigente, las instrucciones de instalación, los certificados aplicables y una lista de los accesorios suministrados. Pida al proveedor que indique la revisión de cada documento y explique cómo se relaciona con el producto ofertado.
Incluya las funciones opcionales en líneas separadas. Para cada opción, solicite sus dependencias, equipos adicionales, documentación y tratamiento en el precio. Evite que un folleto que cubra varias variantes sustituya a una declaración clara de lo que se entregará.
Para los sistemas existentes, solicite una descripción por escrito del alcance propuesto de la migración y la puesta en servicio. Defina las responsabilidades relativas a la gestión de claves mediante el procedimiento aprobado del proyecto; la RFQ puede identificar a las partes responsables sin incluir claves operativas ni credenciales.
6. Defina la prueba piloto y los criterios de aceptación
Escriba el resultado esperado de cada prueba del proyecto antes de evaluar las muestras. Según el proyecto, las pruebas pueden abarcar la compra e introducción de crédito, la información en pantalla, la integración de la venta de crédito, las comunicaciones, la adecuación física de la instalación y las funciones de gestión requeridas.
Para cada prueba, identifique a la parte que la realiza, los registros que genera y la persona que acepta el resultado. Pida a los proveedores que indiquen los equipos de prueba, el acceso a sistemas o la participación de terceros que se necesiten. La demostración de una función no debe dar por satisfechos de forma implícita los demás requisitos.
Un resumen práctico de RFQ para enviar
Incluya lo siguiente junto con la especificación detallada:
- País, ubicación y autoridad del proyecto, y revisión del documento.
- Cantidad de la prueba piloto y previsión de despliegue identificada por separado.
- Relación de requisitos eléctricos, detalles de montaje y planos disponibles.
- Proceso de venta de crédito, pruebas documentales STS requeridas y configuraciones de interfaz.
- Requisitos de comunicaciones e integración, con los sistemas identificados.
- Entregables exactos, opciones, exclusiones y relación de responsabilidades.
- Documentación requerida, pruebas piloto y proceso de aceptación.
- Destino de entrega solicitado, validez de la oferta y formato de la respuesta comercial.
Pida a los proveedores que devuelvan una tabla de cumplimiento utilizando cumple, no cumple, opcional o requiere aclaración, con una referencia documental para cada respuesta sustancial. Compare las ofertas sobre el mismo alcance, incluidos los accesorios, la integración y la puesta en servicio.
Cuando la información esté preparada, utilice la página de consultas de proyectos de Londian para comentar el requisito. La RFQ debe dejar claro qué se necesita evaluar, en lugar de suponer que el nombre de un producto define por sí solo la solución completa.